Организация промо-мероприятий под ключ

Организация промо-мероприятий

Особенности организации промо-мероприятия определяются его целями. Поэтому, чтобы продумать и отработать все этапы проведения акции менеджер Event-агентства должен провести небольшой опрос заказчика.

Далее предлагаем ознакомиться со стандартными этапами организации и проведения промо-мероприятий:

1. Анонсирование предстоящего события.
2. Выбор формата проведения мероприятия.
3. Создание сценария.
4. Выбор площадки для проведения.
5. Организация логистики.
6. Подготовка технического обеспечения.
7. Заказ кейтеринга.
8. Подготовка шоу-программы.
9. Выбор ведущих.
10. Создание сувениров.
11. Заказ профессиональной фото и видеосъёмки.

Анонсирование промо-акции позволяет привлечь к участию в мероприятии максимальный объём потребительской аудитории. Разрекламировать предстоящее торжество можно в социальных сетях, с помощью СМИ и телевидения. Иногда, под конкретное мероприятие создаются целые сайты (как правило, одностраничные).

Формат промо-мероприятия обычно зависит от его целей. Это может быть презентация новой продукции, выставка эксклюзивных экземпляров товара и т. д. Какой бы формат вы не выбрали, важно разнообразить мероприятие развлекательной составляющей — танцами, викторинами, песнями и не только.

Сценарий мы предлагаем писать авторский, однако, если заказчик хочет удешевить проект, можно прибегнуть и к готовому шаблону. В случаях, когда рекламируется специфический продукт, лучше писать авторский сценарий, чтобы максимально раскрыть особенности компании и её предложения.

Место проведения мероприятия может быть абсолютно разным, для этого подходят конференц-залы, рестораны, ночные клубы. Часто, проводить промо-акции лучше в местах, где в обычные дни реализуется рекламируемая продукция.

Транспортные услуги может предоставлять ивент-агентство при заказе услуги «под-ключ». То же самое и с техническим обеспечением — организатор мероприятия имеет всю необходимую техническую базу (микрофоны, колонки, подиумы, стенды и т. д.). Часто некоторые декорации приходится изготавливать в индивидуальном порядке, чтобы оформить их в соответствии с корпоративным стилем клиента.

Кейтеринг — это организация фуршета, пикника и другого мероприятия, которое включает в себя использование ресторанной еды. Заказчик сам определяет меню и локацию, где будет происходить банкет.

Шоу-программу можно организовать в разных масштабах — это зависит от бюджета мероприятия. Развлекать аудиторию может профессиональный певец, мастер фаер-шоу, ди-джей и не только. Часто развлекательную программу дополняют фейерверками и пневмопушками.

За интерактивную программу отвечает ведущий. В нашей команде есть много ведущих, промоутеров и промо-моделей, поэтому вам будет несложно выбрать исполнителя.

Чтобы ваше мероприятие запомнилось, по завершению культурной программы аудитории можно раздать сувениры. Это могут быть ручки, кепки, блокноты с логотипами компании. И конечно же, всё происходящее следует запечатлеть на камеру. Фото и видеоматериалы понадобятся для отчётности и составления пост релизов.